Los minoristas que venden tanto en línea como en tiendas físicas deben ocuparse de muchas tareas: marketing, diseño web, contabilidad y atención al cliente. Sin embargo, la más importante de todas es la gestión del inventario.
Contar con controles de inventario estrictos es fundamental para garantizar que siempre haya existencias disponibles para concretar una venta. Tradicionalmente, el software de gestión de inventario ha sido utilizado por grandes marcas con catálogos extensos almacenados en múltiples tiendas y almacenes.
Hoy en día, el costo de este tipo de software lo ha hecho accesible a empresas de todos los tamaños. Cualquier marca puede aprovechar herramientas de control de inventario para organizar sus existencias de manera eficiente.
Sigue leyendo para descubrir qué son las herramientas de gestión de inventario, sus beneficios y cuáles son esenciales para tu negocio minorista.
¿Qué es una herramienta de gestión de inventario?
Las herramientas de gestión de inventario permiten controlar los productos que tienes disponibles. Entre sus funciones principales se incluyen:
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Contar el inventario de forma rápida y precisa.
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Identificar los productos más vendidos.
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Saber qué existencias quedan en stock.
Dado que los costes de inventario representan uno de los gastos más importantes de un negocio, contar con procesos eficientes de control es clave para mantener un flujo de caja saludable.
Estas herramientas pueden ser hardware, como escáneres de códigos de barras, pero la mayoría son programas informáticos que automatizan el control de niveles de inventario y otros detalles de tus productos.
El software de inventario también ayuda a gestionar el almacén y las operaciones de la cadena de suministro, permitiendo enviar órdenes de compra a proveedores o transferir existencias entre tiendas de manera sencilla.
Tener estas herramientas agiliza los procesos operativos y libera tiempo para tareas más estratégicas, como planificar la estrategia de merchandising visual y mejorar la experiencia de tus clientes.
Ventajas de utilizar herramientas de gestión de inventario
- Satisfacer la demanda de los clientes
- Rotar el inventario
- Seguimiento de múltiples pedidos de compra
- Acceso desde cualquier lugar
- Integración con tu pila tecnológica
Las herramientas actuales de gestión de inventario permiten contar y hacer seguimiento de existencias de manera rápida, supervisar ventas y niveles de stock, determinar la valoración del inventario y mucho más. Todo esto contribuye a maximizar el rendimiento de tu inversión en productos.
El uso de estas herramientas te ayuda a:
1. Satisfacer la demanda de los clientes
Aseguran que siempre tengas suficientes productos en stock, en las tiendas correctas y listos para la venta.
2. Rotar el inventario
Si vendes productos de temporada, es clave rotar el inventario regularmente, tanto en el almacén como en la sala de ventas. Estas herramientas te permiten:
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Identificar y vender productos próximos a quedar fuera de temporada.
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Prever la demanda de artículos estacionales.
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Enviar pedidos a proveedores de manera oportuna.
3. Seguimiento de múltiples órdenes de compra
Si tu inventario proviene de distintos proveedores, incluso de diferentes países, el software adecuado permite gestionar todas las órdenes de compra desde un único lugar. Con Billowshop, por ejemplo, puedes crear, enviar, rastrear y revisar órdenes de compra en todas las ubicaciones de tu tienda desde un solo panel.
4. Acceso desde cualquier lugar
Los sistemas modernos basados en la nube permiten que tu equipo gestione el inventario desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. A diferencia de los sistemas locales, una base de datos en la nube protege tus datos ante fallos de hardware o cortes de suministro eléctrico, ya que simplemente puedes iniciar sesión desde otro dispositivo y continuar trabajando.
5. Integración con tu pila tecnológica
El software de gestión de inventario puede integrarse con otras herramientas de tu negocio, como el punto de venta y la plataforma de ecommerce, garantizando datos precisos y una fuente confiable de información para todas tus operaciones.
5 tipos de herramientas de gestión de existencias
He aquí cinco herramientas de gestión de existencias que utilizan la mayoría de las empresas con tiendas minoristas:
- Escáneres de códigos de barras
- Cuadros de mando de inventario
- Notificación de Stock
- Recuento cíclico
- Gestión de pedidos
1. Escáneres de códigos de barras
Los escáneres de códigos de barras permiten capturar rápidamente el código universal de producto (UPC). Son útiles para añadir productos al carrito de un comprador, contar el inventario y registrar órdenes de compra de manera ágil.
2. Cuadros de mando de inventario
Un cuadro de mando es una representación visual de los datos de tu inventario, accesible desde un ordenador o dispositivo móvil. Muestra información como:
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Inventario disponible
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Índice de ventas
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Márgenes de beneficio por producto
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Datos de ventas generales
Esto te permite obtener información valiosa de un vistazo y tomar decisiones de manera más segura y fundamentada.
3. Notificaciones de stock
Las alertas de reaprovisionamiento te ayudan a evitar problemas como la rotura de stock. Puedes configurarlas para recibir notificaciones cuando el nivel de un producto baje del umbral establecido. Además, puedes avisar a los clientes cuando un producto vuelva a estar disponible.
4. Conteo cíclico
El recuento cíclico consiste en auditar un pequeño grupo de productos para verificar que la cantidad física coincide con la registrada en tu sistema de gestión de inventario. Este método ayuda a minimizar el exceso de inventario y, en caso de discrepancias, permite conciliar los datos para asegurar que el sistema refleja correctamente lo que tienes en la tienda, almacén o depósito.
5. Gestión de pedidos
Una solución de gestión de órdenes de compra agiliza todo el proceso de adquisición. Por ejemplo, los minoristas que usan Billowshop reciben recomendaciones sobre qué productos pedir y pueden crear, enviar y realizar seguimiento de las órdenes de compra desde el momento en que se envía el pedido al proveedor hasta que llega a la tienda.
Software de gestión de inventario para comercio electrónico
El mejor software de gestión de inventario permite a las empresas pedir, contar, seguir y gestionar existencias de manera más rápida y con menos errores. Además, unifica el inventario del almacén y de la tienda física, ofreciendo una fuente confiable de información que se actualiza automáticamente, evitando la necesidad de consultar varios sistemas o crear hojas de cálculo manualmente.
Entre las principales herramientas de gestión de inventario se encuentran NetGeb, Xubio, Dux Software, entre otras.
Si vendes tanto en línea como en persona, necesitarás una solución que se integre con tu plataforma de ecommerce y tu proceso de venta física. Por ejemplo, si vendes online con Billowshop, podrás unificar tus canales de venta gracias a nuestras integraciones, gestionando todo tu inventario desde un único sistema.
