Los minoristas que venden en línea y a través de tiendas físicas tienen que ocuparse de muchas tareas fundamentales, como el marketing, el diseño web, la contabilidad y el servicio de atención al cliente, pero la más importante de todas es la gestión del inventario.
Es necesario contar con controles de inventario estrictos para garantizar que se dispone de las existencias adecuadas para realizar una venta.
El software que agiliza los procesos de gestión de inventario ha sido utilizado durante mucho tiempo por grandes marcas minoristas con catálogos de inventario masivos que se almacenan en múltiples almacenes y tiendas.
Pero más recientemente, el coste del software de control de inventario lo ha hecho accesible a empresas de todos los tamaños. Ahora, cualquier marca puede utilizar el software de control de inventario y diversas herramientas para gestionar sus existencias.
Siga leyendo para saber qué son las herramientas de gestión de existencias, sus ventajas y cuáles son las más importantes para tu negocio minorista.
¿Qué es una herramienta de gestión de inventario?
Las herramientas de gestión de inventario permiten controlar los productos que tienes a mano. Pueden ayudarte a contar el inventario de forma más rápida y precisa, ver cuáles son tus productos más vendidos, saber qué existencias te quedan y mucho más.
Teniendo en cuenta que los costes de inventario son algunos de los gastos más importantes que tienes, disponer de procesos para controlarlos es fundamental para tu flujo de caja.
En algunos casos, las herramientas de inventario son hardware, como escáneres de códigos de barras. Pero la mayoría de las veces, estas herramientas son programas informáticos que controlan automáticamente los niveles de inventario y otros detalles sobre los productos que tienes en stock.
El software de inventario también puede ayudar con la gestión del almacén y las operaciones de la cadena de suministro, ayudándote a enviar órdenes de compra a los proveedores o a transferir existencias de una tienda a otra.
Disponer de herramientas para agilizar estos procesos libera más tiempo para dedicarlo a tareas más estratégicas, como la planificación de la estrategia de merchandising visual.
Ventajas de utilizar herramientas de gestión de inventario
- Satisfacer la demanda de los clientes
- Rotar el inventario
- Seguimiento de múltiples pedidos de compra
- Acceso desde cualquier lugar
- Integración con tu pila tecnológica
Las herramientas actuales de gestión de existencias te permiten contar y hacer un seguimiento más rápido del inventario, supervisar las ventas y los niveles de existencias, determinar la valoración de tu inventario y mucho más. Todo ello contribuye a garantizar que el rendimiento de lo que inviertes en existencias sea el máximo posible.
El uso de herramientas de gestión de inventario te ayuda a:
- Satisfacer la demanda de los clientes
Las herramientas de gestión de existencias te ayudan a asegurar que tienes suficientes productos en stock en las tiendas adecuadas y de que están listos para la venta.
- Rotar el inventario
Si vendes productos de temporada, tendrás que rotar el inventario de tu tienda con regularidad, tanto en el almacén como en la sala de ventas.
Las herramientas de gestión de existencias te ayudan a encontrar, descontar y vender productos que pronto estarán fuera de temporada, prever la demanda de productos de temporada y enviar pedidos de compra a los proveedores.
- Seguimiento de varios pedidos de compra
Tu inventario puede proceder de distintos proveedores ubicados en diferentes países, cada uno con sus propios plazos y procesos de entrega. El mejor software de seguimiento de inventario te permite gestionar el inventario de todas tus órdenes de compra en curso desde un eje central.
Con Billowshop, por ejemplo, puedes crear, enviar, rastrear y revisar órdenes de compra a través de todas las ubicaciones de tu tienda en un solo lugar.
- Acceso desde cualquier lugar
Los sistemas de inventario basados en software de hoy en día almacenan los datos en servidores en la nube para que el personal pueda iniciar sesión y gestionar el inventario desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
A diferencia de una base de datos de inventario que utiliza almacenamiento in situ, una base de datos de inventario basada en la nube te protege en caso de que falle un ordenador o se produzca un corte del suministro eléctrico: simplemente puedes iniciar sesión desde un nuevo dispositivo y tus datos seguirán ahí.
- Integración con tu pila tecnológica
Tu software de gestión de inventario puede integrarse con el software que utilizas para gestionar tu negocio, como tu punto de venta y tu plataforma de comercio electrónico. Esto garantiza que los datos de inventario sean precisos, por lo que dispondrás de una fuente fiable de la verdad.
5 tipos de herramientas de gestión de existencias
He aquí cinco herramientas de gestión de existencias que utilizan la mayoría de las empresas con tiendas minoristas:
- Escáneres de códigos de barras
- Cuadros de mando de inventario
- Notificación de Stock
- Recuento cíclico
- Gestión de pedidos
1. Escáneres de códigos de barras
Un escáner de códigos de barras te ayuda a escanear el código universal de producto (UPC) de un producto. Esto es útil para añadir rápidamente productos al carrito de un comprador, contar el inventario y recibir órdenes de compra.
2. Cuadros de mando de inventario
Un cuadro de mando es una representación visual de los datos de tu sistema de inventario a la que puedes acceder desde un ordenador portátil o un dispositivo móvil. Los cuadros de mando de inventario visualizan datos como el inventario disponible, el índice de ventas, los márgenes de beneficio de los productos y los datos de ventas.
Esto te ayuda a obtener información valiosa de un vistazo y a tomar decisiones con confianza.
3. Notificación de Stock
Las alertas de reaprovisionamiento son una herramienta útil que te ayuda a evitar problemas de gestión del inventario, como las roturas de stock. Cuando están activadas, las alertas de reabastecimiento te notificarán una vez que el nivel de existencias de un producto caiga por debajo del umbral que hayas establecido.
También puedes enviarle una notificación al cliente cuando tengas stock de un producto que quiera.
4. Conteo de ciclos
El recuento cíclico es una manera de auditar un pequeño grupo de productos para asegurarte de que la cantidad que tienes a mano en tu tienda se alinea con la cantidad que aparece en tu sistema de gestión de existencias.
Al realizar un recuento de inventario, podrás minimizar de forma más eficaz el exceso de inventario. En caso de discrepancia, tendrás que conciliar el inventario para asegurarte de que el sistema refleja lo que tienes físicamente en la sala de ventas, el almacén y el depósito.
5. Gestión de pedidos
Una solución de gestión de órdenes de compra puede ayudar a acelerar tu proceso de adquisición.
Por ejemplo, los minoristas que utilizan Billowshop obtienen recomendaciones sobre qué productos pedir, y luego pueden crear, enviar y realizar un seguimiento de las órdenes de compra desde el momento en que el pedido se envía a un proveedor, hasta que llega a su tienda.
Software de gestión de inventario para comercio electrónico
El mejor software de gestión de inventario permite a las empresas pedir, contar, seguir y gestionar el inventario más rápidamente y con menos errores.
También unifica el inventario del almacén y de la tienda minorista para que tengas una fuente fiable de la verdad que se actualiza automáticamente, en lugar de tener que consultar varios sistemas y crear hojas de cálculo de forma rutinaria.
Entre las principales herramientas de gestión de existencias se incluyen NetGeb, Xubio, Dux Software, entre otros.
Si vendes en línea y en persona, necesitarás una solución de gestión de existencias que se adapte tanto a tu plataforma de comercio electrónico como a tu proceso de venta.
Por ejemplo, si vendes online con Billowshop, podrás unificar tus canales de venta gracias a las integraciones que tenemos, que te ayudarán a gestionar todo tu inventario desde un único sistema.
